Microsoft Word possède une fonction intégrée très pratique qui permet aux utilisateurs de créer et d'ajouter des signatures électroniques aux documents. Cependant, malgré sa popularité, Word est quelque peu limité en ce qui concerne les fonctionnalités plus larges lorsqu'il s'agit de signatures électroniques ; ce qui fait de Word un choix de logiciel obsolète pour de nombreuses organisations, qui pourraient bénéficier d'un passage à des plateformes de signature électronique plus spécialisées.
Qu'est-ce qu'une signature électronique ?
Une signature électronique, également connue sous le nom d'e-signature, est simplement une forme numérisée d'une signature physique traditionnelle, ce qui facilite la signature de documents. Comme une signature manuscrite standard, les signatures électroniques servent surtout à prouver que le signataire a approuvé le document en question. En outre, beaucoup de gens trouvent que les signatures électroniques donnent un aspect plus professionnel aux documents, ce qui est très important lorsqu'on essaie de projeter la bonne image dans le monde des affaires.
Pourquoi utiliser les signatures électroniques ?
Les signatures électroniques sont beaucoup plus rapides à n'utiliser que les signatures traditionnelles, car il n'est pas nécessaire d'imprimer, de signer physiquement, puis de scanner un document pour le renvoyer à l'expéditeur. Les signatures électroniques ne doivent être créées qu'une seule fois et peuvent ensuite être ajoutées rapidement et facilement à tout document ultérieur. Les signatures électroniques sont importantes pour tous ceux qui doivent envoyer fréquemment des documents signés.
Des équipes telles que les équipes de vente, les gestionnaires de contrats et à peu près tout propriétaire ou administrateur d'entreprise peuvent tirer un grand profit de leur utilisation. Lorsqu'elle est utilisée correctement, une signature numérique est également juridiquement contraignante, au même titre qu'une signature réelle. Elle peut également être cryptée, ce qui permet de l'utiliser en toute sécurité, même pour les documents critiques et sensibles.
Pourquoi ajouter une signature électronique avec Microsoft Word ?
Microsoft Word est le logiciel de traitement de texte universel utilisé par les entreprises et les particuliers du monde entier pour créer des documents. En raison de son utilisation très répandue, de nombreuses personnes choisissent d'ajouter des signatures électroniques à des documents dans Word afin d'accroître la rapidité de leurs processus documentaires.
Le principal avantage de l'ajout de signatures électroniques à vos documents Word est que la plupart utilisent déjà le logiciel pour créer et modifier leurs documents. Toutefois, même s'il s'agit de l'avantage le plus évident, assurez-vous que votre organisation peut effectivement prendre en charge le cas d'utilisation des signatures électroniques avant de vous lancer dans une solution.