La mise en place d’une signature électronique dans la structure d’une entreprise présente des avantages pour celle-ci. Ceci permet de faciliter la transmission de documents, de dématérialiser les contrats au sein de la société et d’accélérer les processus de vente. Il est important de définir si la signature électronique peut être utilisée sur tous les documents d’entreprise.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
Il s’agit d’un processus technologique qui permet d’authentifier l’auteur et de garantir l’intégrité d’un document électronique. Ceci est aussi appelé signature numérique ou signature digitale. Tout comme celle du manuscrit d’un document en papier, la signature électronique permet d’approuver, de valider le contenu d’un document et d’identifier la signataire. Elle peut prendre forme d’une signature manuscrite effectuée sur tablette, d’une signature scannée, d’un nom saisi, d’un critère d’identification digital (voix, rétine, empreinte digitale...) ou encore d’une suite de caractères.
La signature électronique est-elle utile sur tous les documents d’entreprise ?
La signature électronique est souvent utilisée par de nombreuses entreprises de taille grande ou petite et qui gère de grandes quantités de papiers, cela dans le point de vue administrative. Ceci présente un bon nombre d’avantages, car en utilisant la signature électronique, les sociétés peuvent aborder la transformation digitale de tous les documents importants.
La signature électronique est adaptée à plusieurs types de fichiers tels que : les documents .doc, .dotx, .dotm, .dot, .docx, .docm, .html, .htm, .xps, .wpd, .txt, .rtf, .pdf, .msg, les feuilles de calcul .xlsx, .xlsm, .xls, .csv, les présentations .pptx, .pptm, .ppt, .pps, .potx, .pot, les images .tiff, .tif, .png, .jpeg, .jpg, .gif, .bmp, etc.
Pour digitaliser vos documents, vous pouvez engager une plateforme de signature électronique en ligne. Faire appel à ce spécialiste vous permet de gagner en économies et en productivité et de sécuriser vos documents.
Comment mettre en place la signature électronique ?
Une entreprise qui souhaite mettre en place une signature électronique au sein de ses services peut lancer une intervention dans le contexte de dématérialisation des documents. Il est alors indispensable de placer une GED ou la gestion électronique des documents. Cela, car il est nécessaire de réaliser une analyse des besoins et de l’existant avant de mettre en place une signature électronique.
Par ailleurs, la plateforme spécialisée que la société a engagée peut faire en sorte d’installer cette solution de manière simple, rapide et selon la meilleure façon adaptée aux attentes et aux besoins de cette dernière. La signature électronique peut être mise en place directement sur le site web de la société et sur tous ses documents dématérialisés.